文臣武将|企业自身该如何开始为HR外包做准备?

发表时间:2020-04-10 09:57:29

  企业选择HR外包服务后,虽然能够从人事事务中解放出来,但外包只是为了建立一种双赢,并不是包出去就不管了。企业还应积极参与配合,共同把工作做好。那么“解放”之后企业需要做哪些准备工作呢?

  今天小编为大家整理了两点关于企业“解放”之后,应如何进行外包前的准备及如何管理好HR外包服务和外包服务机构。


  准备组织人员程序


  当决策者确定采用外包,他们需要准备将人员的最终调动、程序和技术提供给供应商。HR BTO的初级计划阶段需要注意这3个问题:

  •组织外包策划队伍。外包主意已定,公司就要选好人员指导外包转变和管理。最初,公司需要明确自己在转向外包中的地位和作用,并监督与供应商的合作。然而寻找这样的人员需要很长时间,因为他们通常肩负其它重要的任务。因此,公司最好在项目初期就开始花时间和精力寻找这样的人,而不是等到合同已经签订。

  •在HR部门内部探讨程序进展和业务发展情况。很多企业在外包合同签订后才开始内部探讨,这是不对的。而有效率的企业远在早期就开始了沟通计划。企业需要在早期为与HR管理者和员工沟通建立正规机制,因为这些人可能要为外包提供数据和重新安排工作时间。同时,企业也要关心机构内部的一些非正式影响力,因为这可能有助于了解对外包产生负面影响的事情,如抵制和担心。

  •收集当前HR部门数据信息。想要发动一个强制性的HR BTO业务,企业需要很好地了解他们当前HR活动的花销和运营有效性水平。很多企业还没有很强的行业意识和竞争意识,这些在比较行业内HR管理成本和效率时是很重要的。收集这些数据是费时费力的,并需要在很短时间内完成。虽然外部资源有助于收集这些数据,HR内部专家和员工也应该参与进来。花费这些有限的资源很值得,因为这能确保整个企业获得经济利益。


  企业如何管理HR外包服务?

  1、劳动合同的管理

  对于选择派遣(租赁)服务的企业,管理好派遣员工的劳动合同是管理外包服务商的核心。当前,大部分企业对这一点认识不足、管理不到位。是否签订劳动合同、与谁签订劳动合同是管理的要点。

  企业要检查人力资源派遣服务商是否与员工签订了劳动合同,企业可以要求服务商提供劳动合同签名的复印件到企业备案。有的企业选择派遣服务、使用派遣员工后,从不过问派遣员工是否与服务商签订了劳动合同,如果派遣服务商没有与员工签订合同,企业就可能成为事实劳动关系的主体,本想通过派遣分解或转移风险的目的不能实现。还有劳动合同的期限、续签等问题也是劳动合同管理的内容。

  派遣员工劳动合同签订主体与企业签订服务协议的派遣(租赁)机构主体应该是一致的。

  2、对资金的管理

  在HR外包服务中,企业要向服务商支付员工工资和社会保险等费用,企业支付上述费用用后,还要督促服务商及时为员工办理社会保险和按约定支付工资。在企业支付保险费用后,如果服务商不及时办理,会有很大的隐患和风险,因为期间可能发生员工突发大病、意外、工伤等事情,产生巨额费用支出的话,会给企业、服务商、员工造成损失,更会可能引发员工与企业或服务商的劳动争议。

  3、企业信息的管理

  选择外包服务后,企业的工资信息、员工信息、部分商业信息会让服务商或员工掌握,如果涉及保密的,应该在企业与服务商、企业与员工、服务商与员工之间进行约定,可以在服务协议、劳动合同中约定,也可签订独立的保密协议。另外涉密的材料要由专人管理,对电脑、文件进行加密。另外,对企业的安全管理还包括对重要的材料要通过备份等方式保存,以防丢失。

  4、对外包服务商的质量考核

  企业大规模使用外包服务后,尤其是同时有两个以上HR外包服务商提供服务时,企业要建立对服务商的考核制度,定期进行考核,保证达到预期的服务质量。开展人力资源派遣服务的,还可以对派遣员工进行服务质量的考核,通过考核奖勤罚懒、奖优罚劣,提高派遣员工的服务质量。

  最后,外包合作能降低成本,提高HR服务水平和服务经验,并实现节约,使公司尤其是HR部门从管理活动中转变为战略性决策活动。

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